≪条文≫

（採用時の提出書類）
第○○条
従業員として採用が決定した者は、会社が指定した日までに次の書類を提出しなければならない。ただし、会社が認めた場合は提出書類の一部を省略することがある。
（1）誓約書
（2）住民票記載事項証明書
（3）雇用保険被保険者証（所持者のみ）
（4）年金手帳（所持者のみ）
（5）その他会社が指定するもの
2　入社後、第1項の書類の内容に変更があった場合は、その都度速やかに会社に届け出なくてはならない。

≪解説≫

　まず、例示した条文についてですが、

　第1項の（2）については、本籍等が明らかになる戸籍謄本等を提出させることのないようにする必要があります。

　（5）については、業務に必要な運転免許証、資格証明書がまず考えられます。
　選考時にも当然チェックすべき事項ですが、改めて、有効期間等を含めて原本を確認するようにすることが意外と重要です。

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　採用時に従業員に提出させる書類というのは、あらかじめ明確に決めておかないと、提出漏れが発生するなどして困ってしまうものです。

　そこで、一度だけ少し時間をかけて、必要な書類というものを明確に決めて就業規則に記載しておくと、その後はその就業規則を確認すればすぐに分かりますので、非常に楽になります。

　ただ、従業員の入社にあたり提出させる書類には、従業員になる者の個人情報が数多く含まれています。
　そのため、利用目的のない書類まで提出させることの内容にしなければなりませんし、また、個人情報が含まれた書類の取り扱いについても十分に注意して行う必要があります。

　また、書類の提出期限にも注意しなければなりません。例示した条文では「会社が指定した日まで」としていますが、入社日までには提出させたほうが良いでしょう。

　これは、実際に入社した後に実は従業員として不適格だと分かったり、入社したものの書類の提出を拒否してトラブルになるという事態を少しでも減らすための会社の自衛手段です。

　実際に入社してしまった後でトラブルになってしまった場合でも、一度雇用してしまうと解雇するのはかなり難しくなりますので、くれぐれも、「まあいいや」　というふうにならないようにしてください。